Báo Nhật – Trong bài bí quyết viết business email tiếng Nhật trước đó, Tomoni đã giới thiệu chi tiết với người dùng về cấu trúc của một business email trong tiếng Nhật và các lưu ý khi triển khai nội dung của từng phần.
Một vài xem xét gửi Email công việc khi làm cho việc tại Nhật
Dĩ nhiên, đó chỉ mới là về mặt nội dung khi viết mail. Trong công việc, khi gửi email, còn đông đảo nguyên lý khác quý khách cần nắm được để không gây ra những rối rắm cho mình và công ti, cũng như giúp công tác được lưu loát hơn.
Trong bài này, bản thân sẽ tổng hợp thêm các tin tức có thể rất căn bản nhưng khá đa dạng bạn không nắm được rõ dưới đây.
Trong phần chỉ định liên hệ người tới, có 3 lựa chọn lựa : TO, CC và BCC. Nhập địa chỉ email tham gia phần nào trong 3 phần này cũng đều có thể gửi email tới tay người nhận, nhưng nếu như kophânbiệt được sự khác nhau giữa từng chọn thì có thế dẫn đến những vấn đề lớn có thể ảnhhưởng đến uy tín của bản thân và của công ty.
- TO là phần để bạn nhập địa chỉ email của người mà bạn trực tiếp muốn gửi.
- Bạn cũng có thể nhập cả list email tham gia phần TO để gửi cùng lúc cho nhiều người, nhưng cần để ý là khi đó, toàn bộ email của những người được bạn gửi sẽ hiển thị ở màn hìnhemail tới.
Tuyệt đối không dùng khi muốn gửi mail nhất loạt cho những người không quen nhân thứcnhau (Chẳng hạn : người trong list đối tượng mua hàng,…), vì có thể dẫn tới những vấn đề nghiêm trọng về bảo mật thông tin tư nhân.
Màn hình gửi email trong trường thích hợp điền 2 địa chỉ [email protected] và [email protected] tham gia mục TO
Màn hình kiếm được email trong trường hợp điền 2 địa chỉ [email protected] và [email protected] tham gia mục TO
- CC có nghĩa là “phiên bản copy của email” ( tương tự như bạn viết văn phiên bản nào đó và đề giấy than ở bên dưới à sẽ có 1 bản gốc và 1 phiên bản sao giấy carbon).
- Khi bạn gửi email và CC cho ai đó, thì nghĩa là email này không phải bạn gửi trực tiếpchohọ, mà bạn chỉ gửi “ bản copy của email” cho họ để họ tham khảo thêm và để ngầm thông báo là “ tôi đã gửi 1 email có nội dung như thế này cho anh A” nào đó mặc cả 2 cùng nhân thức (Chẳng hạn gửi mail cho khách hàng CC người cùng team để chia sẻ tin tức)
- Cũng gần giống như ở TO, danh sách người được bạn gửi qua TO và CC sẽ hiển thị ở màn hình kiếm được email của đông đảo những người còn lại.
Màn hình gửi email trong TH điền địa chỉ [email protected] tham gia TO [email protected] vào mục CC
Màn hình nhận email trong TH điền địa chỉ [email protected] tham gia TO [email protected] tham gia mục CC
- Giả dụ như CC là một “bản copy khách hàng nào cũng có thể nhìn thấy được”, thì BCC là một “bản copytàng hình”.
- Khi bạn gửi mail cho bạn X qua TO, bạn Y qua CC và bạn Z qua BCC, thì ở màn hìnhnhậnemail của cả X,Y và Z sẽ chỉ hiển thị địa chỉ của X và Y, còn địa chỉ của Z thì sẽ hoàntoànkhông được hiển thị (tàng hình) => bạn Z vẫn chiếm được email nhưng bạn X và Y ko hề biết địa chỉ của Z và cũng ko nhân thức là bạn Z cũng chiếm được email giống chính mình.
Màn hình gửi email trong TH điền liên hệ [email protected] tham gia mục BCC
Màn hình nhận email trong TH điền liên hệ [email protected] tham gia mục BCC
■ TO :
– Sử dụng khi muốn gửi trực tiếp email cho người nào đó.
– Có thể gửi đồng thời cho phổ quát người qua TO nếu họ đều là người có liên quan trựctiếp tới nội dung email (VD: gửi lên tiếng cho cả team) & quen nhân thức lẫn nhau.
– Tuyệt đối không gửi email cho danh sách khách hàng/ ứng viên,.. qua TO vì sẽlàm lộ tin tức tư nhân của họ ｖà tác động uy tín tổ chức kinh doanh.
■ CC :
– Sử dụng khi muốn chia sẻ thông tin/ hoặc gửi tham khảo cho người nào về nội dung email bạn đã gửi cho 1 người khác.
(VD : gửi meeting report cho team khác và CC cấp trên vào để sếp nắmđược tình hình,gửi mail cho ứng viên và CC địa chỉ email chung củaphòng nhân sự đểnhững người phụtrách khác cũng nắm được tìnhhình,./. )
– Việc CC phải ko ảnh hưởng đến bảo mật thông tin cá nhân của người được CC. Phổ biến, chỉ CC khi người nhận ở TO và người kiếm được ở CC nhân thức nhau.
■ BCC:
– Rất bổ ích khi muốn gửi đồng loạt email cho phổ quát ngườitrong danh sách khách hàng, ứng viên,..( những người không nhân thứcnhau), vì người nhận sẽ không nhìn thấy được email của những người khác.
– Cũng có thể dùng BCC khi muốn gửi phiên bản copy email cho người cùng công ti tham khảo mà không muốn khách hàng, đối tác biết là email đó được gửi cả cho người khác,..( ví dụ : BCC email xử lý than phiền của khách hàng cho cấp trên)
– Tuy thế, khi gửi email cho đa dạng người trong danh sách qua BCC, giả dụphần TO khôngnhập gì, thì phần email đến sẽ hiển thị người nhậnlà 1 giá trị rỗng (email ko chỉ định người nhận), dễ bị hiểu nhầm là spam maiｌ –> để giải quyết, nên nhập địa chỉ email củachính bản thânvào phần TO, sau đó hẵngcho list khách hàng vào BCC.
Khi người gửi nhập địa chỉ email của 2 người trở lên tham gia phần TO/CC, thì ở phần màn hìnhhiển thịemail của người nhận, sẽ xuất hiện 2 nút để trả lời email là 返信 (Giải đáp) và “全員に返信” ( trảlời tất cả)
- 返信 (Trả lời) ：
Ví như bạn trả lời email bằng cách thức ấn nút này, thì email giải đáp sẽ chỉđược gửi tới ngườitrực tiếp gửi cho bạn (差出人), còn những người còn lại hiển thị ở phần TO hay CC sẽ ko nhận được mail giải đáp này.
- 全員に返信 ( Trả lời tất cả)
Email tư vấn sẽ được gửi tới cả người gửi email đó cho bạn (差出人) và những người khác có trong danh sách ở phần TO và CC.
- Dùng 返信(trả lời) khi :
Email được gửi tới là báo cáo thông thường cho rộng rãi người, ko cần được chia sẻ thông tin (情報供給) giữa người gửi và những người kiếm được.
- VD1: Email thông báo thông thường về lịch khám sức khỏe của cả công ty mà phòng hànhchính gửicho tất cả các staff của công ty.
–> Trong trường phù hợp này, nếu tư vấn mà sử dụng 全員に返信 để xin đổi lịch khám,..thì sẽ khiến cho đa số các staff khác trong tổ chức kinh doanh đều thu được email này à gây phiền toái cho họ.
—> Hãy lựa chọn 返信 (giải đáp) để chỉ gửi email đó đến người đảm trách ở phòng hành chính.
- Sử dụng 全員に返信(trả lời tất cả) khi:
Email được gửi tới là nội dung cần được chia sẻ thông tin (情報供給) giữa người gửivà những người kiếm được.
- VD1: Email trao đổi về tiến độ công việc giữa anh A với anh B và sếp của anh B.
—> Khi trả lời email này, cần chọn 全員返信 để việc chia sớt thông tin giữa 3 người ko bị cách trở.
- VD2 : Email anh A của phòng nhân sự công ty A gửi cho bạn ứng viên B và CC địa chỉemail thông thường của phòng nhân sự để những staff khác có thể xử lý thay khi anh A ko cómặt ở công ty,…
–> Khi giải đáp email này, cần lựa chọn 全員返信 để phần đông những staff của phòng nhân lực đều nắm được tin tức để giải quyết khi cần.
Nhật là một nước rất coi trọng việc bảo mật tin tức cá nhân, cho nên, khi gửi các file dữ liệucóthông tin cá nhân (VD: sơ yếu lí lịch, thích hợp đồng lao động,..) hoặc các thông tin mật củacông ty (VD : số liệu kinh doanh..) cho người có can dự, cần hết sức chú ý việc bảo mật. Nếu như vô ý sẽ có thể làm cho rò rỉ thông tin cá nhân do ko chú ý, hoặc có thể khiến cho đối tác ngờ vực về tinh thần nhiều năm kinh nghiệm trong bảo mật tin tức của mình & công ti
Nguồn: Tomoni
- Luôncài password chocácfile đínhkèmcóthông tin cầnbảomậttrướckhigửi
- Passwordđểmở file đínhkèmKHÔNG GỬI CHUNG trong email chứa file đínhkèm(phòngtrườngphù hợp do sơ ý bạngửinhầm file đóchongườikhác).
- Hãygửiriêng qua một email khácngaysauđóvàđặttiêuđề mail để ngườikiếm được dễsắmlạikhicần.
Xem nhiều hơn: Mua Hàng Nhật
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét